Dialogmøder rækker hånden ud mod det lokale erhvervsliv

I hele marts har Helsingør Kommunes udbudsafdeling været i dialog med potentielle leverandører.

Hvad har blomsterbindere, blikkenslagere og kasseapparatsælgere til fælles? Jo, de vil alle gerne blive leverandører til Helsingør Kommune.

Der var mildt sagt mange forskellige erhverv repræsenteret til de dialogmøder, kommunens udbudsafdeling har afholdt af flere omgange i marts måned. Halvdelen af møderne henvendte sig til virksomheder inden for bygge- og anlægsbranchen. Den anden halvdel henvendte sig til virksomheder inden for levering af varer- og tjenesteydelser.

Møderne med erhvervslivet var en opfølgning på et afholdt stormøde i februar, hvor kommunens udbudsafdeling lovede at gå i tættere dialog med erhvervslivet i Helsingør.

Fremmødet vidnede om, at rigtig mange virksomheder er interesseret i kommunens udbud – og at rigtig mange gerne vil have hjælp til at navigere gennem udbudsverdenens palet af love, direktiver, regler og tilhørende undtagelser.

Livlige diskussioner undervejs

Ved alle møderne blev reglerne for udbud præsenteret - med tilhørende eksempler på brugen af reglerne og forklaring om baggrunden for reglerne. Trods det tunge indhold skabte præsentationerne livlige diskussioner i rummet om det logiske og fornuftige i reglerne.

Deltagerne bidrog med mange konkrete historier om deres oplevelser med kommunen og reglerne. Der var på møderne stor enighed om, at dialogen mellem kommunen og leverandørerne er blevet åbnet ved disse møder, og at denne dialog skal fortsætte:

- I skal bare blive ved med at følge op og invitere os. Det er et godt signal om imødekommenhed, I sender, og det er positivt med dialog, lød det fra en af de fremmødte, Janus Kyhl fra Hornbæk-virksomheden Copira.

En guide gennem direktiver og regler

Der er ikke noget at sige til, at udbudsreglerne driller af og til. For det er ikke altid lige let at forstå, hvornår et udbud, en licitation eller et underhåndsbud ryger ind under den ene eller den anden paragraf, eller hvornår hvilke udvælgelseskriterier gælder. Men sådan er det desværre, medgav Kim Jensen, der er områdeleder for Bygninger i Helsingør Kommune, og som deltog på mødet den 17. marts 2015:

Det er ikke nemt, det her. Men tro mig. Vi gør, hvad vi kan for ikke at gøre det sværere end nødvendigt. Men der er bare mange regler, vi er nødt til at overholde.

Kigger på meget andet end laveste pris

Alting går ikke kun op i at skulle levere til laveste pris, pointerede Maria Mose Hansen, der er områdeleder for kommunens Udbuds- og Indkøbsafdeling:

- Vi kigger altid på det enkelte udbud for sig og vurderer, hvilke krav det giver mening at stille lige præcis til denne opgave. Det kan være en bestemt faglig eller teknisk viden hos leverandøren, vi vægter højt, eller det kan være høje kvalitetskrav til en vare. Det er langt fra altid, at det kun drejer sig om laveste pris.

Det blev på møderne klart, at arbejdsklausuler fylder meget hos leverandørerne. Leverandørerne gav udtryk for, at de ville være sikre på, at deres tilbud reelt blev vurderet på samme grundlag.

Maria Mose Hansen fra Udbudsafdelingen forklarede på mødet, at kommunen er i gang med at udarbejde arbejdsklausuler, der skal indarbejdes i kommende kontrakter. Kommunen har i den forbindelse taget initiativ til et pilotprojekt, der skal give erfaringer med den praktiske håndtering af arbejdsklausuler.

Kontakt os, hvis i er i tvivl

Det er ikke kun kommunen, der skal blive bedre til at invitere det lokale erhvervsliv med om bord. Der er også plads til forbedringer hos de lokale virksomheder, når de sender tilbud eller ansøgninger af sted. De typiske faldgrupper består af forglemmelser som for eksempel manglende underskrifter og fremsendelse af efterspurgte dokumenter:

- Vær nu grundige, når I udfylder skabelonerne. Og læs hvilke krav, vi stiller. I bliver målt på de ting, vi beder jer om at give tilbud på. Ikke andet, pointerede Kim Jensen fra Bygninger undervejs.

Og hvis man kommer i tvivl om noget undervejs, er det bare med at stille spørgsmål hurtigst muligt.

- Jeg kan kun opfordre jer til at kontakte os, hvis I er i tvivl om noget. Det er meget bedre, end at I laver en fejl, der gør, at vi er nødsaget til at frasortere jeres tilbud, og dermed går glip af et godt tilbud fra jer, lød det fra områdeleder i Udbudsafdelingen, Maria Mose Hansen.

Et knaldgodt initiativ

Der blev plads til mange spørgsmål og kommentarer undervejs i møderne. Fælles for de fleste fremmødte var en anerkendelse af kommunens initiativ til at indkalde til leverandørmøder:

- Det er et knaldgodt initiativ, kommunen har taget. Jeg leverer allerede til kommunen, men jeg vil gerne levere mere. Og der er mange andre lokale, der gerne vil levere mere. Derfor tror jeg også, det kommer kommunen til gode i sidste ende, når de rækker en hånd ud mod det lokale erhvervsliv, sagde Claus Hofman-Bang fra virksomheden Com System i Kvistgård.

Tømrermester Jacob Carl Pedersen fra Helsingør var enig:

Det er et fedt initiativ. Det viser, at kommunen er til stede og vil det lokale erhvervsliv. Jeg har i hvert fald fået mod på at byde ind på opgaver.

Læs syv tips til det gode udbud