Bliv leverandør til Helsingør Kommune

Ønsker du at blive leverandør til Kommunen? Læs mere om lovgivningen på området, Kommunens krav til leverandører og meget mere

Du bliver leverandør til Helsingør Kommune ved at vinde udbudte kontrakter. Det er derfor en god ide at holde dig ajour med de aktuelle udbudte opgaver ved jævnligt at besøge Helsingør Kommunes hjemmeside, mercell.dk og udbud.dk.

Det er vigtigt, at du orienterer dig om regler og lovgivning på området.

Bliv klogere på udbud

Regler

Her finder du nogle af de vigtigste regler på udbudsområdet

Udbudsloven

Forsyningsvirksomhedsdirektivet

Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren

 

Tærskelværdier

Helsingør Kommunes indkøb er reguleret af lovgivning, herunder særligt EU udbudsreglerne og den nationale lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren. Det er bl.a. opgavens karakter og anskaffelsens samlede økonomiske værdi som afgør, om et indkøb skal følge EU-udbudsreglerne, om det skal konkurrenceudsættes efter de nationale regler eller i overensstemmelse med Helsingør Kommunes indkøbspolitik.

Helsingør Kommunes indkøbspolitik

 

Kommunen lægger vægt på en række faktorer, når Kommunen køber ind.

 

Kommunen stiller relevante krav til bl.a. kvalitet, pris, service, arbejdsforhold, miljø og klima.

 

De for 2016-2017 gældende tærskelværdier kan findes på følgende link:

 

http://www.udbudsportalen.dk/Ret-og-regler/Tarskelvardier-for-20122013/

 

Varer og tjenesteydelser

 

Overstiger anskaffelsen DKK 1.558.409 er der tale om et EU-udbud, som tillige annonceres via Mercell.

 

Bygge- og anlægsopgaver

 

Bygge- og anlægsopgaver med en værdi mellem DKK 50.000 og 2.999.999 i kontraktperioden indhentes 3 underhåndsbud.

 

Overstiger anskaffelsen DKK 3.000.000 i kontraktperioden gennemføres en licitation, hvor opgaven annonceres.

 

Overstiger anskaffelsen DKK 38.960.213 er der tale om et EU-udbud, der tillige annonceres.

Arbejdsklausuler

Helsingør Kommune har vedtaget at anvende arbejdsklausuler i alle bygge- og anlægskontrakter samt tjenesteydelseskontrakter. Alle leverandører konkurrerer herved på lige vilkår, når de byder på opgaver hos kommunen. Kommunen fører stikprøvevis kontrol med, at arbejdsklausuler i kommunens aftaler overholdes.

For at læse Helsingør Kommunes arbejdsklausul, klik på nedenstående link og dokumentet vil blive åbnet i pdf

Arbejdsklausuler

Vejledning til arbejdsklausuler

Miljømæssige klausuler

For at sikre den rette behovsdækning i rette kvalitet skal kvalitetsniveauet defineres under hensynstagen til

  • Fastlagt serviceniveau
  • Borger og medarbejdersikkerhed, herunder hygiejneaspektet 
  • Funktionelle og øvrige arbejdsmiljømæssige forhold for personalet
  • Økonomi
  • Miljø

Kvalitetsniveau og behov fastlægges i tæt samarbejde mellem brugere og faglige eksperter. Der nedsættes i den forbindelse arbejdsgrupper.

Kommunens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler, der er til rådighed, hvilket indebærer, at definering af kvalitet skal ske ud fra et tilstrækkelighedsprincip i forhold til Kommunens behov.

Helsingør Kommunes krav til miljø og energiforbrug skal altid fremgå, når kontrakter og rammeaftaler udbydes.

Helsingør Kommune lægger bl.a. vægt på at:

  • Købe produkter, der er miljømærkede
  • Købe energieffektive produkter
  • Opnå mindst mulig belastning for miljø og klima
  • Vælge produkter der kan genbruges/genanvendes, og produkter hvor der er tænkt på, hvordan affaldsmængden bliver mindst mulig
  • Vælge leverandører, som arbejder med miljøledelse

Udbudsform

Et udbud kan gennemføres på mange måder – både indenfor lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren (tidligere tilbudsloven) og indenfor udbudsloven. Du kan læse mere om de forskellige udbudsformer nedenfor.

Udbudsloven (bygge- og anlæg)

Opgaver, der vedrører bygge- og anlæg, og som prismæssigt overstiger DKK 38.960.213, udbydes i henhold til reglerne i udbudsloven.

Det vil altid afhænge af en konkret vurdering af opgavens art, kompleksitet mv. om den ene udbudsform skal benyttes fremfor en anden.

Et EU-udbud kan gennemføres ved brug af en af nedenstående udbudsformer:

1. Offentligt udbud
Opgaven annonceres, hvorefter alle har mulighed for at afgive tilbud på opgaven.

2. Begrænset udbud
Udbuddet gennemføres i to runder. Den første runde foregår ved, at alle interesserede fremsender en ansøgning om at blive udvalgt (prækvalificeret) til at få lov til at afgive tilbud på opgaven. Den næste runde foregår ved, at Kommunen udvælger en kreds af tilbudsgivere på baggrund af de fremsendte ansøgninger og opfordrer disse til at afgive tilbud på opgaven.

3. Projektkonkurrence
Der er tale om en konkurrence mellem projekter, som indleveres til Kommunen, og som overholder de vilkår, der er fastsat i udbudsmaterialet. Der indgås kontrakt med en/flere vindere på baggrund af en beslutning truffet af en nedsat bedømmelseskomité.

Udbudsloven (varer- og tjenesteydelser)

Opgaver, der vedrører varer og tjenesteydelser, og som prismæssigt overstiger DKK 1.558.409 udbydes i henhold til reglerne i udbudsloven. Et EU-udbud kan gennemføres ved brug af en af nedenstående udbudsformer.

Det vil altid afhænge af en konkret vurdering af opgavens art, kompleksitet mv. om den ene udbudsform skal benyttes fremfor en anden.

1. Offentligt udbud
Opgaven annonceres, hvorefter alle har mulighed for at afgive tilbud på opgaven

2. Begrænset udbud
Udbuddet gennemføres i to runder. Den første runde foregår ved, at alle interesserede fremsender en ansøgning om at blive udvalgt (prækvalificeret) til at få lov til at afgive tilbud på opgaven. Den næste runde foregår ved, at Kommunen udvælger en kreds af tilbudsgivere på baggrund af de fremsendte ansøgninger og beder disse om at afgive tilbud på opgaven. 

Øvrige udbudsformer

Herudover findes der en række øvrige udbudsformer, herunder bla. udbud med forhandling, innovationspartnerskab, Dynamisk indkøbssystem og Konkurrencepræget dialog. Disse udbudsformer forventes ikke anvendt i Helsingør Kommunes planlagte udbud.

Små-og mellemstore leverandører

Delaftaler og konsortier

Helsingør Kommune har fokus på at sikre de bedst mulige rammer for konkurrenceudsættelse af det enkelte udbud/annoncering, med henbklik på at sikre den rigtige kvalitet til den bedste pris.

Baseret på markedsanalyser  udarbejdes udbudsmaterialet, så optimal konkurrence muliggøres. Markedsanalysen vil i nogle situationer vise, at opgaven bedst ville kunne varetages af en større virksomhed. I andre situationer vil markedsanalysen vise, at bud fra små- og mellemstore virksomheder vil bidrage til en skærpet konkurrence. 

For at muliggøre små- og mellemstore virksomheders deltagelse, vil Kommunen bl.a. have fokues på at opdele større opgaver i delaftaler. 

Små- og mellemstore virksomheder har endvidere mulighed for at indgå i et konsortie med henblik på at løse større opgaver. 

 

Krav til e-handelssystem

I Helsingør Kommune handles der via det elektroniske e-handelssystem KMD Opus E-indkøb

Det er et krav, at leverandøren kan e-handle med Kommunens e-handelssystem, samt at leverandøren løbende og efter Kommunens behov vederlagsfrit stiller tilpassede elektroniske kataloger og prislister til rådighed. Kravet gælder også, såfremt Kommunen i aftaleperioden overgår til et andet e-handelssystem.


Det forudsættes, at leverandøren i aftaleperioden både i elektronisk form via elektronisk katalog, og/eller excel-ark samt i papirform (hvor det er aktuelt) sikrer, at Kommunen til enhver tid er opdateret med de rigtige aftalepriser samt produktsortiment med tilhørende billeder og fyldestgørende beskrivelse af produkterne. Leverandøren er således ansvarlig for at sikre, at opdaterede prislister er korrekte og fyldestgørende ift tilbudslisten fra det gennemførte udbud.

Partnerskabsaftale

Partnerskabsaftalen er indgået mellem Helsingør Kommune, Erhvervsskolen Nordsjælland, UU-Øresund og Dansk Byggeri Nordsjælland.

Partnerskabsaftalen har til formål at:
- Skabe lærepladser til elever på byggefaglige erhvervsuddannelser, der vil fastholde elever i uddannelse og forebygge frafald.
- Sikre fremtidig faglært arbejdskraft gennem en tidlig indsats for øget kendskab til erhvervsuddannelserne hos folkeskoleelever, forældre, lærere og vejledere.
- Ved fornyelsen af denne partnerskabsaftale i 2017 er det en ambition, at kommunens folkeskoler indgår i partnerskabsaftalen som et led i folkeskolereformens mål om sammenhæng mellem skoler og det omkringliggende samfund – i form af uddannelse og job samt den åbne skole.

For at læse Helsingør Kommunes partnerskabsaftale, klik på nedenstående link og dokumentet vil blive åbnet i pdf.

Byd via Mercell

Helsingør Kommune anvender Mercell som elektronisk udbudssystem

Kommunen anvender et elektronisk udbudssystem kaldet Mercell Sourcing Service. Leverandører kan få gratis adgang til systemet.

Al kommunikation med kommunen i forbindelse med annoncerede udbud skal foregå via Mercell.

Giv et bud i udbudsystemet Mercell

Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesblade, vil være tilgængelige via Mercell. I forbindelse med udbud skal tilbudsafgivelse uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service.

Spørgsmål vedrørende funktionaliteten i systemet sendes til Mercell via support.dk@mercell.com eller via telefon på 63 13 37 00.

 

Udbud og Indkøb

Stengade 59
3000 Helsingør
Telefon: 49 28 28 28
E-mail: udbud@helsingor.dk