§ 1

Idræts- og Fritidsudvalget er et stående udvalg, nedsat i henhold til Kap. III og Kap. V § 17 i Styrelsesvedtægt for Helsingør Kommune. Udvalget består af 7 medlemmer.

Udvalgets funktionsperiode følger Byrådets funktionsperiode.

§ 2

Stk. 1 Udvalget konstituerer sig på sit første møde efter valget. På mødet vælger udvalget sin formand og næstformand blandt udvalgets medlemmer.

Valgene foretages som flertalsvalg, jf. § 24, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse.

Stk. 2: Valg af formand ledes af det udvalgsmedlem, der har længst byrådsanciennitet, alternativt det medlem, der er ældst i alder, hvis flere har samme byrådsanciennitet. Valg af næstformand ledes af den nyvalgte formand, og afgøres efter samme valgprocedure som for formandsvalg.

Stk. 3. Hvis formanden er midlertidigt fraværende, overtager næstformanden formandshvervet. Udtræder formanden af udvalget, vælger udvalget en ny formand ved flertalsvalg. Tilsvarende vælger udvalget en ny næstformand ved flertalsvalg, hvis næstformanden udtræder af udvalget.

Stk. 4. Udvalget kan til enhver tid konstituere sig på ny ved at vælge ny formand og næstformand.

§ 3

Stk. 1. Udvalget udøver sin virksomhed i møder. Møderne er ikke offentlige.

Stk. 2. Formanden indkalder til udvalgsmøderne.

Stk. 3. Udvalget fastsætter selv sin årlige mødeplan. Dette sker i koordinering med Byrådets vedtagelse af en samlet mødeplan, således at der sikres det fornødne flow i sagernes behandling.

Stk. 4. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt, eller hvis et flertal af medlemmerne forlanger det. Formanden fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse.

Stk. 5. Borgmesteren har ret til at overvære udvalgets møder – dog uden stemmeret.

§ 4

Stk. 1. Hvis et medlem er lovligt forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeler vedkommende dette til formanden og udvalgets sekretær inden mødets afholdelse. Hvis der ønskes indkaldt en stedfortræder, sørger udvalgsmedlemmet selv for dette. Stedfortræder skal være byrådsmedlem og udpeges efter aftale med valggruppen.

§ 5

Stk. 1. Formanden er ansvarlig for forberedelse, indkaldelse og ledelse af udvalgets møder samt at beslutninger indføres i beslutningsprotokollen.

Stk. 2. Dagsordenen publiceres senest 4 hverdage forud for mødets afholdelse - dog således, at dagsordenen senest udsendes inden weekenden forud for mødet. Dagsordener offentliggøres samtidig på kommunens hjemmeside: www.helsingor.dk med de begrænsninger, der følger af bestemmelser om tavshedspligt mv.

Stk. 3. Sager, der ikke kan udsættes, kan undtagelsesvis optages på en tillægsdagsorden og behandles af udvalget, hvis et flertal af udvalgets medlemmer godkender dette.

Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde orienterer formanden i videst muligt omfang medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet.

§ 6

Stk. 1. Ethvert af udvalgets medlemmer har mulighed for at få et forslag/ en sag inden for udvalgets område sat på udkastet til dagsorden til et møde ved senest 8 dage før et ordinært udvalgsmøde at sende forslaget til formanden.

Stk. 2. Forslaget sættes på dagsordenen i indholdsmæssigt uredigeret stand. Der kan dog foretages rent redaktionelle ændringer (stavefejl m.m.). Endvidere kan anstødeligt sprogbrug udelades af et medlems forslag.

§ 7

Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal.

§ 8

Stk. 1. Indholdet af dagsordenen godkendes af udvalget ved mødets begyndelse.

Stk. 2. På mødet behandles sagerne i den rækkefølge, som formanden bestemmer. Formanden kan fravige rækkefølgen i dagsordenen.

§ 9

Stk. 1. Formanden – og i dennes forfald næstformanden – leder udvalgets møder.

Stk. 2. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse, med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget på udvalgets næste møde.

Stk. 3. Møderne tilstræbes at foregå på en sådan måde, at der både er mulighed for en konstruktiv dialog og en effektiv afvikling af mødet.

§ 10

Stk. 1. Ethvert medlem af udvalget kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at sagen ønskes indbragt til afgørelse i Byrådet.

Dette gælder dog ikke, såfremt der i lovgivningen er fastsat regler, som afskærer Byrådet fra at behandle den pågældende sag - fx om valg af udvalgsformand.

Stk. 2. Standsningsretten gælder heller ikke for udvalgets processuelle beslutninger om fx høring, eller indhentelse af yderligere oplysninger fra administration m.m.

§ 11

Stk. 1. Medlemmerne kan kun deltage i udvalgets afstemninger, når de er personligt til stede under disse. Personlig tilstedeværelse kan eventuelt også være ved virtuel deltagelse, såfremt virtuel deltagelse er aftalt inden for de gældende rammer for mødets afvikling.

Stk. 2. Forslag fremsat under forhandlingerne rettes til udvalgsformanden. Medlemmernes forslag fremsættes som udgangspunkt skriftligt, men kan efter en konkret vurdering fremsættes mundtligt.

Stk. 4. Beslutninger kan træffes stiltiende, eller blot ved at formanden konstaterer, at der er tilslutning til et forslag. Med mindre et medlem forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med formandens opfattelse.

§ 12

Skt. 1. Et udvalgsmedlem skal snarest muligt underrette udvalgets formand eller udvalget, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet i forhold til en bestemt sag. Medlemmet kan deltage i udvalgets behandling og afstemning om habilitetsspørgsmålet.

Stk. 2. Et udvalgsmedlem, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag eller være til stede i mødelokalet under sagens forhandling og afstemning.

Stk. 3. Såfremt et udvalgsmedlem forventes erklæret inhabilt i forhold til en sag, der skal behandles af udvalget, kan valggruppen bestemme, at et andet medlem af Byrådet i givet fald indtræder i udvalget ved sagens behandling. Udvalgsmedlemmet giver meddelelse herom til udvalgsformanden og direktøren for udvalget.

Stk. 4. Udvalgets medlemmer har tavshedspligt for så vidt angår oplysninger om de synspunkter, vurderinger og argumenter, som fremføres af andre mødedeltagere under udvalgsdrøftelser, og som ikke tilføres beslutningsprotokollen. Forhandlingerne kan dog refereres af et udvalgsmedlem over for medlemmer af den politiske gruppe i Byrådet, der herefter også er underlagt reglerne om tavshedspligt.

Skt. 5. Udvalgets medlemmer har ikke tavshedspligt i forhold til sagernes faktiske oplysninger medmindre disse er underlagt fortrolighed i medfør af forvaltningslovens § 27 og straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 fx hvis det er nødvendigt at hemmeligholde oplysningerne for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

§ 13

Stk. 1. Der føres en beslutningsprotokol ved hvert udvalgsmøde. Udvalgets beslutninger, herunder indstillinger til Byrådet, indføres i protokollen. Formanden tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 2. Oplysning om fraværende medlemmer anføres i beslutningsprotokollen – både fravær under enkelte punkter og fravær under hele mødet – samt tidspunkt for mødets afslutning.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning godkendes og underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet.

Stk. 4. Referat af mødet offentliggøres snarest muligt på kommunens hjemmeside og udvalget orienteres pr. mail.

§ 14

Stk. 1. Ethvert medlem, der i en sag har været blandt mindretallet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen. Ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan medlemmet kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Hvis medlemmet ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal medlemmet meddele dette til formanden, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

§ 15

Stk. 1. Formanden kan på udvalgets vegne afgøre sager, der ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl.

Borgmesteren underrettes forudgående om afgørelsen, medmindre der er tale om afgørelser, der ved lovgivning er henlagt til udvalget.

Stk. 2. Ethvert medlem af udvalget kan for dette indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutning.

Stk. 3. Formanden – og i dennes fravær næstformanden – kan offentliggøre de endelige beslutninger, der er truffet i udvalget. Undtaget er sager omfattet af tavshedspligt.

Stk. 4. Formanden orienterer senest på førstkommende ordinære udvalgsmøde udvalget om sager, som formanden har afgjort på udvalgets vegne, jf. § 15, stk. 1.

§ 16

Stk. 1. Udvalget behandler forslag, herunder ændringer eller tillæg til forretningsordenen på et udvalgsmøde.

Stk. 2. Forretningsordenen forelægges for udvalget i forbindelse med starten af en ny byrådsperiode.

Denne forretningsorden er godkendt af Idræts- og Fritidsudvalget på mødet den 9. marts 2022.