Kommunen sparer mange penge på udbud

Der er penge at spare på stordriftsfordele, når Helsingør Kommunes afdeling for Udbud og Indkøb sender forskellige opgaver i udbud.

De godt 5.000 ansatte i Helsingør Kommune drikker en hel del kaffe og te og slider en del på deres kaffemaskiner i løbet af et år.

Før 2015 blev kaffe, te og kaffemaskiner købt forskelligt i kommunens forskellige enheder – dels til de priser, der var i lokale dagligvarebutikker, og dels efter meget forskellige leveringsvilkår. Men i 2015 blev leveringen af kaffe, te og maskiner til kommunen sendt i et samlet udbud – og det gav kommunen besparelser på 2,4 mio. kr. Penge som kunne bruges bedre på andre kommunale opgaver.

Ansatte skal bruge aftaler

Kommunens ansatte er forpligtede til at benytte kommunens indkøbsaftaler. Dette foregår eksempelvis via det kommunale e-handelssystem. Ofte foregår dette helt naturligt, men i nogle særlige situationer kan det være svært for enhederne at forstå det bagvedliggende ræsonnement.

- Nogle gange kan det være svært for vores medarbejdere at gennemskue systemet. De ser måske en kaffemaskine billigt i Elgiganten og tænker, at det vil være bedre for deres kommunale arbejdsplads at købe den, end den dyrere model som de er forpligtet til at købe gennem indkøbsordningen, forklarer controller Kasper Dagø fra Udbud og Indkøb.

Men alle enheder i kommunen er forpligtet til at købe ind gennem indkøbsafdelingen.

- Vi sparer penge, fordi der er indbygget en række stordriftsfordele i vores aftaler. Virksomhederne giver os fordelagtige priser, men vi binder os til gengæld for at købe ind for et vist beløb om året hos dem, forklarer Kasper Dagø.

Han understreger, at visse ting vil være dyrere igennem indkøbsordningen, end hvis man finder et slagtilbud i en lavprisbutik. Men det er stadig vigtigt, at man benytter indkøbsordningen og tænker bredt over hele kommunen og ikke alene den enkelte enhed.

Tænk arbejdstiden med

- Man skal også tænke i den arbejdstid, der går, når man skal finde det billige tilbud og køre i butikken og købe det. Regner man den med, er slagtilbuddet måske slet ikke så billigt alligevel, siger han:

- Herudover skal regningen bogføres administrativt, hvilket koster tid og ressourcer. Endelig ved vi ikke, hvilke vilkår – ex. garanti mv. – som kaffemaskinen er købt ind under.

Nye opgaver i udbud

Udbud og Indkøb sender løbende nye opgaver i udbud, og der er allerede hentet besparelser på mange millioner kroner hjem. Som eksempel er der sparet 683.000 kr. på brændstof til kommunens biler, 2,3 mio. kr. på nye printere til alle kommunens enheder og 923.000 kr. på tolkebistand.

I løbet af de fire år, hvor Team Udbud og Indkøb har eksisteret, har udbud af forskellige varetyper sparet kommunen for mere end 30 mio. kr.

Ønsker man som virksomhed at byde ind på en indkøbsaftale med Helsingør Kommune, kan man tjekke vores hjemmeside for at følge med i, hvilke varegrupper der sendes i udbud.

Læs mere om de kommende udbud her