Få styr på dit arrangement

1

Få styr på dit arrangement

Skal du afholde et arrangement i Helsingør Kommune, så er der mange ting du skal huske. Vi har samlet mange af de opgaver, der går igen i planlægningen af en event i denne guide.

Hvornår skal jeg holde mit arrangement?

Du kan holde dig opdateret om andre store og små begivenheder i Helsingør og omegn gennem VisitNordsjællands eventkalender

Læs også om de store tilbagevendende begivenheder i Helsingør Kommune

2

Hvor skal jeg holde mit arrangement?

Du skal altid huske at have en tilladelse til at bruge det område, hvor du vil placere dit arrangement.

  • Ved arrangementer på offentlig vej og/eller kommunal plads skal du søge placeringstilladelse til udendørsarrangementer. 
  • Ved arrangementer i Kulturhavn Kronborg skal du tage kontakt til kulturhavnssekretariatet.
  • Vil du leje kommunens lokaler og/eller andre faciliteter, så læs om booking 
  • Arrangementer i parker og skove ejet af kommunen kræver tilladelse fra Nordsjællands Park og Vej. Ring på telefon 49 28 49 60 eller mail til Nordsjællands Park og Vej.
  • Ved arrangementer i statslige skove eller på strand skal du søge Naturstyrelsen via udinaturen.dk eller på mail.
  • Ved arrangementer på privat grund kræver det altid en skriftlig tilladelse (fuldmagt) fra ejeren inden andre relevante tilladelser kan indhentes.
3

Hvilke tilladelser skal jeg søge om før mit arrangement?

Skal du afholde et arrangement med offentlig adgang, skal du sikkert have en eller flere tilladelser. Sørg for at søge mindst en måned før dit arrangement!

Find oplysninger om, hvilke tilladelser du skal søge, og hvordan du skal søge 

Derudover er der en række andre tilladelser, som du kan have behov for at søge i forbindelse med dit arrangement. 

4

Andre tilladelser til mit arrangement

Plakater og skilte

Du kan søge om tilladelse til at hænge fx cirkusplakater op ved at skrive til Center for By, Land og Vand. Læs retningslinjerne for reklame/plakater

Støj

Husk at naboerne ofte kan blive påvirket af dit arrangement. Vi anbefaler, at du informerer dine naboer om arrangements art og varighed 14 dage før afviklingen. Ved musik, speak eller andet af særlig høj karakter, skal du søge hos Center for By, Land og Vand.

5

Tilladelser til særlige lejligheder - alkohol og fyrværkeri

Fyrværkeri, bål og åben ild

Privatpersoner og eventarrangører må kun bruge fyrværkeri i perioden 27. december til og med 1. januar. Virksomheder og fagfolk kan få information og søge om tilladelse til fyrværkeri hos Helsingør Kommunes Beredskab 

Vil du tænde bål til dit arrangement, skal du være opmærksom på reglerne for området 

Lejlighedsbevilling og alkoholbevilling til dit arrangement

Skal du servere stærke drikkevarer, herunder øl og vin under arrangementet, skal du have en alkoholbevilling eller en lejlighedsbevilling til arrangementet. Læs om alkoholbevilling

6

Samarbejde med Helsingør Kommune

Vil du søge en af Helsingør Kommunes puljer?

Du kan søge om støttemidler til dit arrangement hos Helsingør Kommune, hvis projektet opfylder en række kriterier. Læs om mulighederne for støtte.

Lån mobilscenen

Helsingør Kommune råder over en scene, som kan lejes til arrangementer i perioden april til oktober. Det praktiske (booking, opsætning/nedtagning, mm.) omkring leje af scenen bliver varetaget af Produktionsskolen Sundet. Læs mere om leje af mobilscenen

7

Samarbejde lokalt

Søger du et samarbejde med det lokale erhvervsliv, kan du få et overblik over de erhvervsdrivende hos foreningen Helsingør Handel eller hos Erhvervs- og Industriforeningen Helsingør 

Skal du bruge frivillige til dit arrangement?

Frivillige arbejdskræfter er ofte uundværlige som hjælp til at få et arrangement til at gå op i en højere enhed. Du kan slå dit arrangement op på frivilligbanken 

Du kan også se en liste over Helsingørs mange folkeoplysende foreninger.

8

Spred budkabet om dit arrangement

For at få budskabet om dit arrangement ud over rampen, kan du tage en snak med  VisitNordsjælland. Ud over en række stærke synlighedsskabende platforme har VisitNordsjælland kompetencer inden for udvikling af hospitality-pakker og VIP-arrangementer. Der er også mulighed for brug af VisitNordsjællands hjemmeside som bookingplatform for dine aktiviteter eller billetter. 

Berører dit arrangement Helsingør Kommunes borgere (fx afspærring af veje), kan du hente rådgivning hos Helsingør Kommunes kommunikationsafdeling

9

Hvem tager skraldet?

Når dit arrangement er veloverstået, skal det areal, I har brugt altid efterlades rengjort. I skal som arrangører selv stå for at transportere affaldet væk fra pladsen. Har I spørgsmål omkring bortskaffelse af affald, kan I kontakte Helsingør Forsyning på telefon 48 40 50 50 eller via mail.

Har du holdt dit arrangement på offentlige park- og vejområder, er det Nordsjællands Park og Vej, der kan sørge for en del af rengøringen, fx ved hjælp af en fejemaskine.

10

Var arrangementet en succes?

Særligt i forbindelse med tilskud fra Helsingør Kommune er det vigtigt at evaluere dit arrangement.  

VisitDenmark har udviklet en vejledning, som du kan bruge til at analysere den effekt, dit arrangement har haft, og om du har nået dine mål. Du kan blandt andet hente inspiration til din analyse hos Wonderful Copenhagens eventanalyser.