For at komme i mål med at finde råderum for ca. 1,5 pct. af servicedriftsbudgettet, er det vigtigt, at der ud over de lavt hængende frugter tænkes i (større) tværgående indsatser og i øget brug af digitalisering, udbud, velfærdsteknologi eller lignende. Her har fagudvalgene en vigtig rolle med at udstikke en retning og rammer for arbejdet med at skabe råderum.

Fagudvalgenes begynder allerede på møderne i marts. Her får de forelagt de foreløbige eventuelle forventninger til økonomiske og strukturelle udfordringer på deres område i 2025, som der skal findes finansiering til. Derudover skal fagudvalgene have en drøftelse af retning og rammer til at skabe et råderum på ca. 1,5 pct. af servicedriftsbudgettet. Til brug for drøftelsen udarbejder administrationen forslag til emner/spor der kan arbejdes med, for at skabe råderum samt finansiering til de eventuelle økonomiske og strukturelle udfordringer der måtte være. Arbejdet kan underbygges med (økonomiske) nøgletal på de centrale områder.

Økonomi- og Erhvervsudvalget får i marts forelagt de retningslinjer og rammer som fagudvalgene har peget på der skal arbejdes med. Samtidigt skal Økonomi- og Erhvervsudvalget forholde sig til om der er yderligere tværgående effektiviseringer der skal arbejdes med.

På baggrund af retningen og rammerne som det enkelt fagudvalg har udstukket arbejder administrationen frem til maj med forslag, der kan skabe råderum og finansiering af eventuelle økonomiske og strukturelle udfordringer på fagudvalgets område. De relevante MED kan inddrages i arbejdet med at skabe råderum og finansiering i løbet af foråret.

Den 18. april afholdes strategiseminar, hvor Byrådet får lejlighed til at drøfte vision og strategi i relation til budgettet. Til seminariet inviteres der en ekstern oplægsholder til at give et blik på kommunernes økonomi og Helsingør Kommunes. Hvis det er muligt forelægges et foreløbigt teknisk resultatbudget.

På fagudvalgsmøderne i juni samles der op på administrationens arbejde med at skabe råderum. Idet det ikke er det færdige forslag gives opsamlingen mundtligt. Fagudvalgene får ligeledes forelagt deres teknisk fremskrevne budget 2025-2028 inklusiv pl, DUT, driftskorrektioner mv. Endvidere får de forelagt eventuelle ønsker til nye drift- og anlægsopgaver. Ved økonomiske og strukturelle udfordringer i 2025-2028 fremlægges et opdateret skøn og en handleplan for at nedbringe udfordringerne.

Når økonomiaftalen mellem regeringen og KL foreligger i juni, orienteres Byrådet om dette på før Byrådsmødet den 24. juni.

Arbejdet med budget 2025-2028 i regi af Byrådet startes op i midt/slut august med et budgetseminar med et eksternt oplæg, der rammesætter kommunernes økonomiske situation.  På budgetseminariet fremlægges den økonomiske situation for Helsingør Kommune. Herunder det teknisk resultatbudget hvor økonomiaftalen, DUT og øvrige driftskorrektioner er indarbejdet. På den baggrund giver Direktionen sin budgetvurdering med anbefalinger til handlinger Byrådet bør foretage, for at sikre at Helsingør Kommunes økonomiske politik er opfyldt. Direktionen fremlægger endvidere administrationens oplæg til en anlægsplan.

På budgetseminariet forelægges ligeledes administrationens oplæg til og fagudvalgenes drøftelse omkring, hvordan der skabes et råderum svarende til ca. 1,5 pct. af servicedriftsbudgettet. På baggrund af forslaget drøftes det politisk, hvad der kan sendes videre til 1. behandlingen som en del af det tekniske budgetforslag til 1. behandlingen.

På budgetseminariet deltager H-MED således, at de ligeledes er orienteret om den økonomiske situation og de anbefalinger der er i direktionens budgetvurdering og til skabelse af råderum. Dette således at H-MED er inddraget så de kan nå at holde møde og få skrevet et referat inden forhandlingsseminariet. Ved behov kontakter H-MED de områder/institutioner, som bliver direkte berørt ved skabelsen af råderum. Hermed gøres der op med en langstrakt høringsproces af MED, hvor der kan skabes usikkerhed i organisationen.

Der kan stilles politiske spørgsmål frem til den 4. september, således at der kan nå at komme svar på eventuelle spørgsmål inden forhandlingsseminariet.

Efter 1. behandlingen bliver de relevante forslag til at skabe råderum samt drifts- og anlægsønsker sendt i høring hos de fire høringsberettigede råd (Seniorråd, Handicapråd, Udsatteråd samt Idræts- og Fritidsforum), således at de kan komme med bemærkninger og synspunkter inden forhandlingsseminariet den. 11. og 12. september.

Efter 1. behandlingen og inden forhandlingsseminariet inviterer borgmesteren repræsentanter fra de fire høringsberettigede råd til et orienteringsmøde om budgettet. Der inviteres endvidere en repræsentant fra de politiske grupper til at deltage i orienteringsmødet.

Den 11. og 12. september afholdes der forhandlingsseminar, hvor partierne i Byrådet forhandler om eventuelle ændringer til budgetforslaget fra 1. behandlingen. H-MED har på forhandlingsseminariet mulighed for at afgive synspunkter og bemærkninger til budgetforslaget inklusiv forslag til råderum, finansiering af udfordringer samt til nye drift- og anlægsønsker.

Der skal senest den 16. september indgås et budgetforlig, således at administrationen kan nå at udarbejde materialet til 2. behandlingen af budgettet.

I tilfælde af, at der i budgetforliget er kommet nye forslag, som påvirker ansættelse- og personaleforhold, skal H-MED medinddrages og H-MED vil blive inviteret til møde med ØKE forud for ØKEs 2. behandling af budgettet.

2. behandlingen af budgettet sker den 30. september i Økonomi- og Erhvervsudvalget og 7. oktober i Byrådet. Her vedtager Byrådet det endelige budget på baggrund af et eventuelt budgetforlig, samt eventuelle drifts- og anlægskorrektioner, der er indarbejdet efter 1. behandlingen. Desuden vedtages takster, skatterne fastsættes og der vælges mellem selvbudgettering eller statsgaranti.

Resultatbudgettet viser resultatet af indtægter, drifts- og anlægsudgifter, lån og balanceforskydninger mv. i 2025-2028. Resultatbudgettet udarbejdes på baggrund af det vedtagene budget 2024-2027, herved bliver ændringer der er vedtaget i de tidligere budgetter indarbejdet. Drifts- og anlægsbudgettet fremskrives med Kommunernes Landsforenings (KL) skøn for pris- og lønudvikling, og korrigeres med nye norm- og mængdereguleringer og andre tekniske korrektioner, der kendes. Administrationen udarbejder på baggrund af KL's foreløbige indtægtsprognose et skøn over indtægterne i 2025-2028.

Driftskorrektioner indarbejdes i det tekniske budgetforslaget og består af tekniske korrektion, norm/mængde korrektioner og lovgivningsmæssige ændringer (herunder DUT). Der kan ligeledes komme driftskorrektioner mellem 1. og 2. behandlingen af budgettet, eksempelvis skoletallene pr. 5/9.

De tekniske korrektioner kan være pl ændringer, tidligere politiske beslutninger, ændrede priser til systemer som følge af reudbud eller lignende.

Norm/mængde ændringer kan ske der, hvor der er politisk besluttede tildelingsmodeller og på ældreområdet som følge af befolkningsprognosen.

Lovgivningsmæssige ændringer er nødvendige ændringer som følge af ændret lovgivning (indgår som oftest i DUT). I forhold til DUT så fordeles alle lovforslag med en effekt for Helsingør Kommune på over 20.000 kr. ud på de enkelte budgetområder og totalrammer. Beløb under 20.000 kr. indarbejdes ikke i budgettet og lægges i stedet i kassen.

Forslag til nye driftsopgaver skal kun udarbejdes, hvis der ønskes en ændring i serviceniveau. Fagudvalgene skal som udgangspunkt selv stå for finansieringen af nye driftsopgaver inden for fagudvalgets budgetområder. Mens forslag til nye anlægsopgaver som udgangspunkt skal have sigte på, at give effektiviseringer og dermed besparelser på driften samt den grønne omstilling af bygninger og på trafikområdet mm. fx forslag til energioptimering. Det anbefales, at der sikres plads til at anlægsopgaver af mere akut karakter som følge af påbud fra arbejdstilsynet eller udbedring af større skader mm.

I beskrivelsen af nye anlægsforslag, skal de afledte konsekvenser være beskrevet i relation til planforhold, dispensationer, trafik og infrastruktur m.v. Derudover skal der i beskrivelsen af de nye forslag indgå anlægsønskets påvirkning på klima og bæredygtighed dvs. enten påvirkning på CO₂, krav til bæredygtighed i byggeri eller effekt på klimasikring.

Ifølge Den Økonomiske Politik i Helsingør Kommune skal service- og anlægsrammen overholdes. Dette bør indgå i overvejelserne ved fremsættelsen af forslag til nye anlægs- og driftsopgaver.

Ifølge økonomisk politik skal der som udgangspunkt årligt tilvejebringes et råderum på 1,5 pct. af servicedriftsbudgettet via effektiviseringer, omlægninger og besparelser. Arbejdet med effektiviseringer og omlægninger er en kontinuerlig proces, der skal arbejdes med igennem hele året og som kan bidrage til finansiering af økonomiske og strukturelle udfordringer samt til råderum. I arbejdet med effektiviseringer kan der eksempelvis arbejdes med digitalisering og udbud. Der udarbejdes derfor årligt en potentialeliste over mulige områder hvor der kan effektiviseres via udbud eller indkøbsaftaler.

I arbejdet med effektiviseringer kan der være behov for en engangsinvestering i eksempelvis teknologi, it-systemer, fysiske ændringer/ombygninger eller lignende. Der kan derfor være behov for at afsætte en årlig anlægs investeringspulje på op i til 10 mio. kr. Der kan være behov for at noget af beløbet kan bruges som driftsinvesteringer.

Ved opstarten af budgetprocessen sætter fagudvalgene retning og rammer for det, der er deres fokus for årets arbejde med råderum. Til skabelse af råderum skal benyttes både effektiviseringer, omlægninger samt besparelser. Besparelserne kan opstå ved serviceændringer (eksempelvis ikke lovpligtige opgaver eller opgaver der er lovpligtige men kan skaleres) eller ved ophør af opgaver, der ikke er lovpligtige.  

Til budgetseminariet i august udarbejdes der et teknisk resultatbudget, notater om de kommunale indtægter og balance, lån og renter samt eventuelle ansøgninger om lån. Derudover forelægges anbefalingerne til råderum og nye drifts- og anlægsønsker. Der kan desuden være behov for en række budgetnotater, herunder et notat om eventuelle strukturelle udfordringer for budget 2025-2028. Materialet publiceres på First Agenda.

På baggrund af budgetseminariet og materialet til 1. behandlingen udarbejdes der en regnemaskine, som er et værktøj til simulering af et budgetforslags effekt på det samlede kassetræk og likviditetsudvikling. Regnemaskinen udsendes inden forhandlingsseminariet, til brug for budgetforhandlingerne.