Databeskyttelse - HR, Løn og Personale

Helsingør Kommune er ansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os:

Helsingør Kommune
Staben for HR, Løn og Personale
CVR-nr.: 64 50 20 18
Telefon: 49 28 28 28

Helsingør Kommune behandler personoplysninger for at kunne løse opgaver i forbindelse med rekrutteringsproces og ansættelsesforhold, herunder behandles personoplysninger i henhold til relevant lovgivning.

Når HR, Løn og Personale behandler personoplysninger, er formålet at administrere rekrutteringsprocesser og ansættelsesforhold, herunder at udbetale løn, indbetale pension mm.

Derudover behandler kommunen personoplysninger for at kunne administrere udbetaling af vederlag mv., fx til plejefamilier, nævn- og rådsmedlemmer samt politikere.

Kommunen behandler også personoplysninger til at udarbejde ledelsesinformation for at kunne evaluere og udvikle kommunens drift. Derudover kan vi bruge dine personoplysninger til udvikling og test af vores systemer for at kunne forbedre systemerne. I visse tilfælde bruges oplysningerne også til statistik og forskning. Helsingør Kommune gør ikke brug af automatiske afgørelser.

Vi behandler almindelige og fortrolige personoplysninger om dig. Derudover kan vi behandle følsomme personoplysninger. Det kan fx være oplysninger om helbredsforhold eller strafferetlige forhold, fx børneattest.

Dine personoplysninger behandles efter:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e - myndighedsudøvelse (almindelige personoplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. stk. 1 (følsomme personoplysninger)
• Databeskyttelseslovens § 10 (statistik og forskning) og § 11, stk. 1 (cpr.nr.)
• Forvaltningsloven
• Offentlighedsloven
• Lov om Det centrale Personregister
• Ansættelsesbevisloven
• Lov om indhentelse af børneattest i forbindelse med ansættelse af personale m.v.
• Funktionærloven
• Barselsloven
• Arbejdsskadesikringsloven
• Arbejdsmiljøloven
• Virksomhedsoverdragelsesloven

Personoplysningerne er primært oplysninger, du selv har oplyst. Vi behandler også oplysninger, som vi har indhentet fra andre myndigheder og registre, fx CPR-registeret eller SKAT, samt eventuelt fra din tidligere arbejdsgiver, offentlig tilgængelige kilder og den forhandlingsberettigede organisation.

Vi videregiver dine oplysninger til fx ATP, FerieKonto, SKAT, Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL), Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) og Rigsarkivet, når vi er pålagt at gøre dette.

Helsingør Kommune kan benytte databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

Som udgangspunkt overfører eller overlader Helsingør Kommune ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter. Hvis personoplysningerne overføres til USA, kan overførselsgrundlaget udgøres af Data Privacy Framework, hvis modtageren er certificeret derunder.

Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe som den sag, de indgår i. Vi sletter personoplysningerne, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre de opgaver, vi er pålagt.  Det er i de fleste tilfælde fem år regnet fra sagens afslutning.

På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist. Længere slettefrist kan forekomme ved ansættelsesforhold, hvor sagen gemmes i ti år efter ophør af ansættelse af hensyn til eventuelle lønkrav. Det kan også forekomme ved fx tjenestemands- og tjenestemandspensionssager, hvor der udbetales livslang pension. Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med fx rekruttering, hvor oplysninger gemmes i seks måneder.

Visse oplysninger er arkiveringspligtige og overføres derfor til et offentligt arkiv – i de fleste tilfælde Helsingør Stadsarkiv. Oplysningerne slettes i det system, de kommer fra.

Efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger. Det betyder, at:

• du kan få indsigt i dine personoplysninger i din sag
• du kan bede om at få (forkerte) personoplysninger i din sag rettet eller i særlige tilfælde slettet
• du kan i visse tilfælde bede om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger
• du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger
• du kan tilbagekalde et samtykke, der er afgivet efter GDPR. Som udgangspunkt benytter vi dog ikke samtykke efter GDPR for at behandle dine personoplysninger. Vi behandler i stedet oftest dine personoplysninger som en del af den offentlige myndighedsudøvelse og på baggrund af særlovgivningen, som nærmere beskrevet ovenfor.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Datatilsynets hjemmeside:

Datatilsynet.dk

Helsingør Kommune har som offentlig myndighed en databeskyttelsesrådgiver (DPO). DPO’en kan hjælpe dig, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder, eller hvis du har generelle spørgsmål om kommunens håndtering af personoplysninger.

Læs mere om DPO’en og find kontaktoplysninger

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Helsingør Kommune behandler dine oplysninger på.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Du kan finde mere information og kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk/borger

Vær opmærksom på, at Datatilsynet kun er klageinstans i forhold til behandling af dine personoplysninger, men ikke i forhold til håndteringen af din sag hos kommunen. Hvis du er uenig i selve behandlingen af din sag, skal du kontakte det relevante center i kommunen.