Systemet opdeles i leverandørlister med forskellige kategorier inden for bygge- og anlægsarbejder, som den enkelte leverandør kan ansøge om at blive optaget på. Der oprettes herudover kategorier for hhv. storentreprise, hovedentreprise og totalentreprise, ligesom at entreprenører har mulighed for at afkrydse, hvorvidt man har interesse for at byde på kommunens licitationer.

Alle leverandører, der ønsker at blive optaget på en af leverandørlisterne, kan optages, såfremt de opfylder minimumskravene til egnethed og ikke er omfattet af de anførte udelukkelsesgrunde. Kommunen optager løbende nye leverandører på leverandørlisterne. Ansøgninger om deltagelse på leverandørlisterne behandles som hovedregel inden for 10 arbejdsdage efter, at ansøgningen er modtaget.

Et konkret indkøb på leverandøraftalerne iværksættes ved, at kommunen pr. e-mail opfordrer et antal leverandører på den relevante leverandørliste til at give tilbud. Der henvises til punkt 2 nedenfor.

Kommunen fastsætter et passende tidspunkt for afgivelse af tilbud baseret på opgavens kompleksitet. Fristen skal som hovedregel være 10 arbejdsdage regnet fra dagen efter afsendelse af opfordringen til at afgive tilbud. Dog kan der i forbindelse med særlige hastesager fastsættes en kortere frist. Kommunen godkender som hovedregel anmodninger om korte fristforlængelser, såfremt leverandøren anmoder herom.

De udvalgte leverandører vil ved notifikation om udvælgelse blive anmodet om at afgive en tilbagemelding om, hvorvidt opgaven har interesse. Hvis en udvalgt leverandør enten i) meddeler kommunen, at man ikke ønsker at afgive tilbud eller ii) ikke afgiver tilbagemelding inden for 2 arbejdsdage, vil kommunen opfordre anden tilbudsgiver til at afgive tilbud. Udvælgelse sker på samme måde, som den oprindelige tilbudsgiver blev udvalgt.

Alle leverandører opfordres til at tilknytte mere end én e-mail til deres profiler.

Efter kommunen har besluttet hvilken tilbudsgiver, der skal modtage kontrakten, skal alle udvalgte tilbudsgivere samtidigt og skriftligt have meddelelse om tildelingsbeslutningen via systemet.

Systemet beder alle leverandører om én gang årligt at bekræfte oplysninger, herunder også ajourføre referencer, autorisationer og evt. udelukkelsesgrunde. På baggrund af leverandørlisternes potentielt langvarige karakter, kan kommunen have et behov for løbende at sikre sig, at de oplysninger, som leverandørerne på leverandørlisterne har givet, stadig er korrekte. Kommunen kan ligeledes have behov for at foretage mindre tilføjelser eller justeringer i programmeringen af systemet.

Det er leverandørernes ansvar, at deres oplysninger på leverandørlisten til enhver tid er opdateret.

Kommunen har ret til på ethvert tidspunkt at kræve, at leverandørerne fremlægger dokumentation for egnethed samt for, at leverandørerne ikke er omfattet af en af de opstillede udelukkelsesgrunde. Dette gælder dog kun, når det er leverandøren, der har pligten til at fremlægge den nødvendige dokumentation. Leverandøren har pligt til at fremlægge dokumentation for så vidt angår pkt. A, B og C nedenfor. Kommunen har pligt til at fremlægge dokumentation for de øvrige udelukkelsesgrunde.  

Kommunen er alene underlagt en pligt til at indhente oplysninger i de situationer, hvor der er tvivl om, hvorvidt en leverandør opfylder minimumskravene til egnethed og/eller hvorvidt en leverandør er omfattet af en udelukkelsesgrund. Kommunen kan kræve, at leverandøren fremlægger ovennævnte dokumentation inden for 5 arbejdsdage fra anmodningen herom.

Såfremt en leverandør ikke fremlægger den fornødne dokumentation inden for den fastsatte tidsfrist, eller kommunen på baggrund af den fremlagte dokumentation kan fastslå, at leverandøren ikke længere opfylder de fastsatte krav til egnethed eller er omfattet af en udelukkelsesgrund, udelukker kommunen leverandøren fra optagelse på leverandørlisten.

Den udelukkede leverandør kan til enhver tid søge om optagelse på leverandørlisten igen, når leverandøren igen opfylder de fastsatte krav for optagelse.

Leverandørlisterne tilgås via et link på kommunens hjemmeside. Oplysning omkring opgaver, udvalgte tilbudsgivere, vinder samt vinders pris og forbehold vil fremgå i systemet.

Leverandørlisterne anvendes ikke til opgaver under 100.000 kr. Til disse opgaver sker udvælgelsen af leverandører ud fra en konkret faglig vurdering, der foretages af kommunens ansvarlige projektleder uden forudgående indhentelse af tilbud. Projektlederen vil dog som alt overvejende udgangspunkt kontakte leverandør(er), som er tilmeldt systemet.

For opgaver under 100.000 kr. gælder, at tildeling skal ske til virksomheder, som er lokale, medmindre lokale vurderes ikke at have teknisk kapacitet til at udføre opgaven. I så fald skal forklaring for fravalg dokumenteres. Dette betragtes som ”lokal eller forklar princippet”. 

Det er kontraktens pålydende, der er afgørende for, om 100.000 kr. grænsen finder anvendelse. Eksempelvis vil en kontrakt om udskiftning af 10 vinduer til 78.000 kr. være under 100.000 kr. Entreprenøren har, som det også er sædvanligt i forhold til AB18, ret til at udføre ekstraarbejder, der ligger i naturlig tilknytning til kontraktarbejdet. Det er således i dette tilfælde muligt, at kontrakten med ekstraarbejder overskrider de 100.000 kr. 

Leverandørlistesystemet er opdelt i tre spor:

1. Byggeri fra 0 kr. til 100.000 kr.
   For opgaver i denne prisklasse udvælger projektleder leverandør(er). Der anvendes i udgangspunktet altid leverandører, som er tilmeldt systemet, hvilket dog kan fraviges ved ledelsesmæssig godkendelse.
   
   
2. Byggeri fra 100.000 kr. til 300.000 kr.
   
   For opgaver i denne prisklasse udvælges i alt 3 leverandører til at afgive tilbud:
   • Den ene leverandør udvælges af kommunen på baggrund af en faglig vurdering, jf. lokal eller forklar-princippet.
   • Den anden leverandør udvælges tilfældigt blandt de lokale leverandør, der er optaget på kommunens leverandørliste.
   • Den tredje leverandør udvælges tilfældigt blandt de ikke lokale leverandører, der er optaget på kommunens leverandørliste.
     
     
3. Byggeri fra 300.000 kr. til 3 mio. kr.
   
   For opgaver i denne prisklasse udvælges i alt 4 leverandører til at afgive tilbud:
   • Den ene leverandør udvælges af kommunen på baggrund af en faglig vurdering, jf. lokal eller forklar-princippet.
   • Den anden leverandør udvælges tilfældigt blandt de lokale leverandør, der er optaget på kommunens leverandørliste.
   • Den tredje leverandør udvælges tilfældigt blandt de ikke lokale leverandører, der er optaget på kommunens leverandørliste.
   • Den fjerde leverandør udvælges tilfældigt blandt lokale og ikke lokale leverandører, der er optaget på kommunens leverandørliste.

Leverandører angiver ved ansøgning om optagelse, om virksomheden ønsker at opskrives til opgaver inden for begge spor. Leverandører, som afkrydser ønske om at være hhv. stor-, hoved- eller totalentreprenør skal som udgangspunkt vælge lokale underentreprenører via listerne eller forklare, hvorfor dette ikke er sket. Det er den konkrete projektleder hos kommunen, der ud fra en faglig vurdering træffer beslutning om hvilken leverandør, der skal udvælges.

Lokale leverandører defineres som leverandører, der har hjemsted i Helsingør Kommune. Ikke lokale leverandører defineres som leverandører, der ikke har hjemsted i Helsingør Kommune. Hjemsted vil altid være den adresse, som er registreret hos Erhvervsstyrelsen.  

Der forventes undtagelsesvist at være opgaver, der beløbsmæssigt ikke overstiger 3 mio. kr., hvor det konkret kan være hensigtsmæssigt at indhente underhåndsbud i henhold til tilbudsloven uden for systemet. Dette kunne eksempelvis være tilfældet, hvor udførelsen kræver særlig specialviden og hvor udvælgelsen via leverandørlister vil afstedkomme, at ikke-egnede tilbudsgivere inviteres til at byde på opgavens udførelse. Det kan for eksempel være tilfælde, hvor opgavens udførelse kræver særligt kendskab til stukarbejde, komplicerede vvs- og installationsarbejder eller restaurering af fredede/historiske ejendomme. Det er Center for Økonomi og Ejendomme, der vurderer, om en opgave skal undtages fra leverandørlistesystemet. Ledelsesmæssig godkendelse er i så fald påkrævet og Helsingør Erhverv bør forinden være adspurgt til evt. egnet medlemsvirksomhed.

Tildeling sker på baggrund af laveste pris. Opgaven og tildeling vil fremgå af projektet i systemet ligesom evt. forbehold angives.

I forbindelse med ansøgning om optagelse på leverandørlisterne bekræfter leverandøren ved afkrydsning, at denne accepterer og tilsikrer at efterleve Helsingør Kommunes arbejdsklausul.

Leverandører skal inden for 5 arbejdsdage fra tildeling af en opgave indmelde opstart til kommunen på helsingor.dk/klausul, herunder hvornår udførelsen forventes igangsat og afsluttet.

Ved ansøgning om optagelse på kommunens leverandørliste skriver den enkelte leverandør under på, at vedkommende ikke er omfattet af nedenstående udelukkelsesgrunde. Leverandøren anmodes via systemet én gang årligt om at bekræfte ovenstående.

Indholdet af de enkelte udelukkelsesgrunde nedenfor tolkes i overensstemmelse med de tilsvarende udelukkelsesgrunde i udbudsloven. Der er dog ikke mulighed for selfcleaning. Udelukkelsesgrundene under punkt A, D og E er endvidere modificeret i forhold til udelukkelsesgrunden i udbudsloven, hvorfor disse ikke tolkes i overensstemmelse med udbudsloven. Udelukkelsesgrunden under punkt F indgår ikke i udbudsloven.

Leverandøren skal kunne fremlægge dokumentation for, at leverandøren ikke omfattes af en udelukkelsesgrund ved litra A, B og C nedenfor. Det påhviler Helsingør Kommune at påvise, at leverandøren omfattes af de øvrige udelukkelsesgrunde.

A. En leverandør er udelukket fra at blive optaget på leverandørlisterne i 4 år fra afsigelse af endelig dom eller vedtaget bødeforlæg for udelukkelseshandlingen, hvis leverandøren er dømt for:

1. Deltagelse i en kriminel organisation.
2. Bestikkelse.
3. Svig.
4. Terrorhandlinger.
5. Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme.
6. Børnearbejde og menneskehandel.

Det er ikke kun når selve virksomheden er dømt, at leverandøren vil blive udelukket. Kommunen udelukker også leverandøren, når:

• Personer, der er medlemmer af leverandørens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd er dømt for udelukkelsesgrundene ved endelig dom eller vedtaget bødeforlæg.
• Hvis den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller til at træffe beslutninger i virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd.
• Hvis leverandøren indgår i et samarbejde (konsortium) med andre virksomheder om gennemførelsen af opgaver for kommunen, såfremt en eller flere af disse virksomheder er omfattet af en af de omfattede udelukkelsesgrunde.

Ved ansøgning om optagelse på kommunens leverandørliste fremlægger leverandøren dokumentation i form af en serviceattest eller anden tilsvarende dokumentation fra de relevante myndigheder.

B. En leverandør er udelukket fra at blive optaget på leverandørlisterne, hvis leverandøren har en samlet ubetalt forfalden gæld på 100.000 kr. eller derover til offentlige myndigheder vedr. skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger.

Også evt. påløbne renter eller bøder, som følger af den ubetalte forfaldne gæld, er omfattet. Derimod er mellemværende med offentlige myndigheder som fx løbende momsangivelser, hvor fristen for angivelse og indbetaling ikke er overskredet, ikke i beregningen.

Leverandøren udelukkes ikke, såfremt leverandøren kan dokumentere, at:

• Leverandøren har stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der er på 100.000 kr. og derover, eller
• Leverandøren har indgået en aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt.

Ved ansøgning om optagelse på kommunens leverandørliste fremlægger leverandøren dokumentation i form af en serviceattest eller anden tilsvarende dokumentation fra de relevante myndigheder. Leverandøren har pligt til årligt at fremsende ajourført serviceattest.

C. En leverandør er udelukket fra at blive optaget på leverandørlisterne, når leverandøren er konkurs eller under konkursbehandling.

Kommunen udelukker en leverandør, såfremt leverandøren er:

• Erklæret konkurs.
• Er under konkurs- eller likvidationsbehandling.
• Får sine aktiver administreret af en kurator eller af retten.
• Er under tvangsakkord.
• Har fået sin erhvervsvirksomhed indstillet.

 Ved ansøgning om optagelse på kommunens leverandørliste fremlægger leverandøren dokumentation i form af en serviceattest eller anden tilsvarende dokumentation fra de relevante myndigheder.

D. En leverandør er udelukket fra at blive optaget på leverandørlisterne i 2 år fra datoen for udelukkelseshandlingen, såfremt kommunen kan påvise, at leverandøren har væsentlig misligholdt en aftale indgået med kommunen.

Udelukkelse ved ansøgning om optagelse på leverandørlisten:

Udelukkelse sker, såfremt kommunen kan påvise, at en offentlig myndighed inden for en 2-årig periode fra ansøgningens modtagelse har ophævet sin kontrakt med leverandøren.

Udelukkelsen finder sted for en 2-årig periode, der regnes fra ansøgningstidspunktet. 

Udelukkelse efter optagelse på leverandørlisten:

Udelukkelse sker, såfremt kommunen ophæver sin kontrakt mellem kommunen og leverandøren

Udelukkelsen finder sted for en 2-årig periode, der regnes fra ophævelsestidspunktet.  

E. En leverandør, der er optaget på leverandørlisten, kan suspenderes i fald der mellem parterne igangsættes syn og skøn, rets- eller voldgiftssag eller garantisag.

En leverandør, der er optaget på leverandørlisten, kan suspenderes, hvis kommunen træffer beslutning om suspension.

Suspension sker, såfremt der enten:

1. Træffes suspensionsbeslutning på baggrund af en konkret sag.
2. Verserer eller anlægges en sag om syn og skøn, hvor leverandøren er part.
3. Verserer eller anlægges en rets- eller voldgiftssag, hvor leverandøren er part.
4. Verserer eller anlægges en opmandssag eller garantisag (sagkyndig beslutning).

Suspensionen bevirker, at leverandøren ikke inviteres til at afgive tilbud på opgaver for kommunen. Suspensionen finder sted, indtil der for så vidt angår litra a. 1 år fra beslutningen er truffet, litra b at der foreligger endelig syns- og skønserklæring. For så vidt angår litra c finder suspensionen sted, indtil der foreligger endelig dom eller voldgiftskendelse. For så vidt angår litra d finder suspensionen sted, indtil der foreligger endelig beslutning. Såfremt Helsingør Kommune i det væsentlige får medhold under enten litra b, c eller d, vil suspensionen overgå til udelukkelse, således at leverandøren udelukkes for en 2-årig periode, der regnes fra datoen for endelig skønserklæring, endelig dom, voldgiftskendelse eller sagkyndig beslutning.

Indgår parterne forlig, ophæves suspensionen med virkning fra dato for alle parters underskrift på forliget, dog alene såfremt dette er en del af forligsvilkårene. 

F. En leverandør er udelukket fra at blive optaget på leverandørlisterne, såfremt leverandøren er koncernforbundet eller indirekte forbundet med et andet firma på leverandørlisten.

Helsingør Kommune ønsker ikke, at der optræder koncernforbundne eller indirekte forbundne selskaber på de enkelte fagopdelte leverandørlister.

Dette kunne eksempelvis være tilfældet, hvor to malerfirmaer, der er koncernforbundne, ønsker optagelse på leverandørlisten for malere.  En koncern, der fx har et malerfirma, tømrerfirma og murerfirma, har mulighed for at søge optagelse på leverandørlisten for malere, leverandørlisten for tømrere og leverandørlisten for murere.  

• Ved indirekte forbundne selskaber forstås ejerskab via andre selskaber.
• Ved koncernforbundne selskaber forstås, at:
  • To firmaer ejes af samme moderselskab.
  • Moder-, datter- eller søsterselskaber direkte eller indirekte
    • ejer mere end 50 % af aktiekapitalen i begge selskaber, eller
    • råder over mere end 50 % af stemmerne i begge selskaber.

Såfremt kommunen kan dokumentere, at leverandører enten er koncernforbundne eller indirekte forbundne, udelukker Helsingør Kommune alle de selskaber, der måtte være koncernbundet eller indirekte forbundne i en 2-årig periode.

I forbindelse med optagelse på leverandørlisterne erklærer den enkelte leverandør, at leverandøren ikke er omfattet af denne udelukkelsesgrund.

G. En leverandør er udelukket fra at blive optaget på leverandørlisterne i 4 år fra afsigelse af endelig dom eller vedtaget bødeforlæg vedrørende kartel.

En leverandør udelukkes for en 2-årig periode, der regnes fra datoen for kommunens beslutning om udelukkelse, såfremt kommunen har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøgeren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning (kartel). Såfremt leverandøren accepterer bødeforlæg eller fritages for straf af konkurrencemyndighederne nedsættes udelukkelsen til 1 år.  

Det er ikke kun, når selve virksomheden er dømt, at leverandøren vil blive udelukket. Kommunen udelukker også leverandøren, når:

• Personer, der er medlemmer af leverandørens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd er dømt for udelukkelsesgrundene ved endelig dom eller vedtaget bødeforlæg.
• Hvis den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller til at træffe beslutninger i virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd.
• Hvis leverandøren indgår i et samarbejde (konsortium) med andre virksomheder om gennemførelsen af opgaver for kommunen, såfremt en eller flere af disse virksomheder er omfattet af en af de omfattede udelukkelsesgrunde.

H. En leverandør kan suspenderes fra leverandørlisterne ved manglende deltagelse i 6 måneder fra beslutning herom.

En leverandør suspenderes i 6 måneder, der regnes fra datoen for kommunens beslutning herom, såfremt leverandøren mere end 2 gange i træk enten i) undlader at besvare tilkendegivelse om interesse ved udvælgelse eller ii) har tilkendegivet at ville afgive tilbud, men undlader at gøre dette uden melding herom.

Der sigtes med denne bestemmelse at motivere leverandører til aktivt at fremme og medvirke på de opgaver, hvor leverandøren konkret er blevet udvalgt.

A. Egnethed til at udføre det pågældende erhverv

Alle leverandører på leverandørlisterne skal være registreret i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR).

Leverandører, der ønsker optagelse på leverandørlisterne for el, vvs og kloak skal fremlægge dokumentation for egnethed i form af autorisation ved ansøgning om optagelse på kommunens leverandørliste.

Leverandører på de øvrige leverandørlister skal fremlægge svendebreve, når virksomheden ansøger om optagelse. Leverandører skal fremlægge certifikat fra obligatorisk kursus i varmt arbejde i de kategorier, hvor det kan være relevant. For så vidt angår VE listen kan leverandører alene afkrydse de kategorier, som virksomheden har godkendelse indenfor.

Ovenstående skal ajourføres årligt. Tildeling kan ikke ske, såfremt den efterspurgte dokumentation er ajour. 

B. Teknisk og faglig formåen

Leverandører skal i forbindelse med ansøgning om optagelse uploade 3 referencer for udførte opgaver inden for den pågældende kategori, fx malerarbejde, som ikke er ældre end 5 år. Det er leverandørens ansvar, at referencer er relevante, ajour og tidssvarende.