Alle politiske udvalg har træffetid en gang i kvartalet. Du kan ikke bare møde op. Bestil altid en tid i forvejen. Det skal du gøre senest tre hverdage inden mødet. Til møder om mandagen skal reservationen ske senest onsdag ugen inden.
Når du bestiller en tid:
- Skal du, som kontaktperson, oplyse dit navn, telefonnummer og mailadresse.
- Skal du oplyse, hvem du repræsenterer - borger, forening eller virksomhed.
- Skal du oplyse, navn på øvrige personer, der deltager (maksimalt tre personer af pladshensyn).
- Skal du oplyse, hvilken sag på dagsordenen eller hvilket emne det drejer sig om.
Udvalgsformanden afgør, om anmodningen om træffetid kan imødekommes.
Bestil tid
Der kan maksimalt være fire træffetider til et udvalgsmøde. Tiderne bliver givet efter ”først-til-mølle” princippet.
Når du ankommer til stedet, hvor træffetiden foregår, skal du tjekke ind via den kvitteringsmail, du har modtaget ved bestilling af træffetiden. Du vil herefter bliver hentet ved indgangen. (Mødested fremgår af kvitteringsmailen).
En træffetid varer maksimalt 15 minutter. Formålet er, at du kan præsentere dine input og betragtninger til sagen/emnet. Udvalgsmedlemmerne kan stille opklarende spørgsmål. Men du kan ikke forvente, at udvalgsmedlemmerne besvarer spørgsmål på mødet. Selve den politiske drøftelse og beslutningen i sagen tages i udvalget for lukkede døre efter, at træffetiden er afsluttet.
Udvalgsformanden leder drøftelserne under træffetiden. Udvalgsformanden afgør tvivlsspørgsmål om forståelsen af reglerne for træffetid og afgør, hvornår træffetiden er slut.
Fra den 1. september forud for et Byrådsvalg suspenderes muligheden for træffetid, indtil det nye byråds funktionsperiode begynder.